Microsoft 365 ermöglicht die enge Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamt der Malteser

Mit Microsoft 365 gibt es eine Cloud-Lösung, die das Arbeiten mobiler und effizienter gestaltet – und sich als ideale Schnittstelle zwischen Haupt- und Ehrenamtlern bei den Maltesern bewährt.

Die SoCura GmbH stellt die IT für den Malteser Verbund. Der interne Dienstleister hat entscheidenden Anteil daran, dass die katholische Hilfsorganisation sich in den letzten Jahren zu einem Vorreiter in Sachen Digitalisierung in der Wohlfahrtsbranche entwickelt hat. Bereits seit Anfang der 2000er Jahre gibt es eine Private-Cloud-Lösung für die Malteser, welche die SoCura 2012 in einem umfassenden Erneuerungsprojekt aktualisierte. In der Private Cloud arbeiten Pflegefachkräfte, Rettungsdienst- und Verwaltungsmitarbeiter mit Fachapplikationen und sensiblen Gesundheitsdaten, die ein besonders hohes Schutzniveau erfordern.

Die Herausforderung: On-Premises-Lösung nicht ausreichend für Anforderungen im Alltag

Schnell zeigte sich aber, dass auch die neue Private-Cloud-Lösung den Bedarf nicht vollumfänglich abdeckte: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Malteser Hilfsorganisation wollten auch von unterwegs auf Daten zugreifen und online an Dokumenten arbeiten. Auch wollten sie sich mit den vielen Ehrenamtlern austauschen können, von denen nur die wenigsten über einen Private-Cloud-Zugang verfügten. Da es zunächst keine zentral vorgegebene Lösung gab, wichen die Anwender auf ein Sammelsurium unterschiedlicher Lösungen aus: „Räume“ in SAP etwa, per E-Mail hin- und hergeschickte Excel-Tabellen oder ungeprüfte Filehosting-Dienste. Es drohte eine unüberschaubare Anzahl an Kollaborationstools, die datenschutzrechtlich zum Teil bedenklich waren.

Die Malteser entschieden deshalb, die bestehende Private Cloud um eine Public Cloud Lösung auf Basis von Microsoft 365 zu erweitern. Als erste deutsche Non-Profit-Organisation schloss die SoCura 2014 dazu mit Microsoft einen Vertrag. In der Folge traten diesem noch weitere Hilfsorganisationen bei. Zum Start führten die Malteser Microsoft SharePoint als neue zentrale Kollaborationsplattform fürs Haupt- und Ehrenamt ein. In den Folgejahren kamen nach und nach weitere Applikationen hinzu, wie etwa OneDrive, Outlook Web Access, Teams und Forms.

Erfolgreicher Roll-out in Haupt- und Ehrenamt

Bei den hauptamtlichen Maltesern etablierten sich SharePoint und die anderen Tools aus dem Microsoft 365-Ökosystem schnell – nach einer nur kurzen Eingewöhnungsphase. Das neue „Intranet der Malteser“ erwies sich als ideale Plattform fürs Dokumenten-Sharing und praktische Ergänzung für das Arbeiten im Mobile-Office sowie mit verschiedenen Endgeräten. Im Ehrenamt tat man sich bei der Einführung zunächst schwerer: Die Kommunikation in die Fläche ist hier traditionell etwas schwieriger. Vielleicht unterschätzte man auch die Heterogenität der Strukturen und Anforderungen – immerhin sind in diesem Bereich rund 50.000 Menschen in ganz unterschiedlichen Diensten und Organisationsformen tätig.

Den Ehrenamtlern kommt im Selbstverständnis der Malteser jedoch eine prägende Rolle zu. Kein Wunder also, dass sich das Präsidium des Malteser Hilfsdienstes des Themas annahm und die bessere Durchdringung des Ehrenamtes mit Microsoft 365 explizit zu einem strategischen Digitalisierungsziel erklärte. Auch die SoCura reagierte: Seit 2016 kümmert sich ein eigens dafür eingestellter IT Business Partner um die IT-Belange der Ehrenamtler und zeigt in den Gliederungen vor Ort die Möglichkeiten des Microsoft 365-Portfolios auf. Dabei hilft auch der gesellschaftliche Trend: Viele Helfer sind es aus ihrem beruflichen und privaten Umfeld gewohnt, digital zu denken und zu handeln. Berührungsängste nehmen ab. Für viele sind digitale Technologien heute selbstverständlich, auch in ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit. Das Arbeiten in der Cloud setzt sich auch hier immer mehr durch.

So verständigten und organisierten sich die ehrenamtlichen Helfer beim Kirchentag 2018 über Microsoft Teams – nachdem bereits eine Machbarkeitsstudie für dieses Ereignis über Microsoft Power Apps erstellt worden war. In der Corona-Pandemie finden Gruppenabende vielfach digital über Teams statt. Das Gleiche gilt für Fortbildungen, die nicht mehr in Präsenz durchführbar sind. Die Ehrenamtler der Malteser sind kreativ und haben in Microsoft 365 die digitalen Tools, die sie für ihre Ideen benötigen: Als – ebenfalls coronabedingt – das Einkaufen für viele hilfsbedürftige Menschen zu einer schweren Belastung wurde, entstanden vielerorts „Einkaufshelfer“-Initiativen. Malteser Ehrenamtler aus Berlin entwickelten mit Microsoft Power Automate und Microsoft Power Apps eine Handy-App, die Hilfsbedürftige, anhand telefonisch übermittelter Daten wie der Postleitzahl, potenziellen Helfern zuweist und so den Kontakt herstellt.

Microsoft 365 und die Malteser: Erfolgsgeschichte mit Fortsetzung

Microsoft 365 ist heute die zentrale Kollaborationsplattform der Malteser. Zum 31.12.2019 arbeiteten insgesamt 18.492 Malteser in der Public Cloud (zum Vergleich: In der Private Cloud waren es 8.893). Das Arbeiten ist für sie ortsunabhängiger, schneller und effizienter geworden – bei kleineren wie bei größeren Projekten, im Haupt- wie im Ehrenamt. Die Malteser denken und handeln in vielen Bereichen digitaler als andere Hilfsorganisationen. Das hat sich nicht zuletzt auch in der Corona-Krise gezeigt, als – wo es erforderlich war – der Wechsel ins Mobile-Office reibungslos verlief und die Nutzerzahlen gerade bei den mobilen Lösungen noch einmal merklich in die Höhe schnellten. Die SoCura und Microsoft haben entschieden, den gemeinsamen Erfolgskurs fortzuschreiben und 2020 ein neues Enterprise Agreement abgeschlossen.

Auch zukünftig wird es darum gehen, Prozesse und Verfahren effizienter zu gestalten und den Helfenden noch mehr wertvolle Zeit für die Arbeit mit den Menschen freizuräumen. Fragestellungen rund um das Rechte-Management (wer soll und darf Zugriff auf welche Daten haben) und den Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten (welches Schutzniveau ist angemessen) werden weiterhin alle Beteiligten beschäftigen. Allerdings ist das Arbeiten in der Cloud auf jeden Fall sicherer als lokal oder auf privaten Endgeräten. Auch die meisten Anwender wissen das und haben ein immer ausgeprägteres Gefühl der emotionalen Sicherheit: Sie haben sich an das Arbeiten in der Cloud gewöhnt und schätzen die hohen Datenschutz- und Compliance-Standards bei Microsoft.

Sie möchten, dass Microsoft 365 sie bei einer Aufgabe unterstützt – möglichst ohne, dass sie sich Gedanken machen müssen, welche Produkte dabei konkret zum Einsatz kommen sollen: Der Ehrenamtler möchte sich vielleicht über den nächsten Einsatz austauschen, die Pflegefachkraft Dokumentationspflichten nachkommen, der Manager Entscheidungen auf Basis aufbereiteter Daten treffen. Gleichzeitig sollen sich aber Aufgaben, die unterschiedlich komplex sind und unterschiedliche Kenntnisse auf Anwenderseite erfordern, über eine Plattform lösen lassen: Microsoft 365. Aus diesem Grund wird Microsoft 365 weiterhin zentraler Bestandteil der weiteren Digitalisierungsstrategie der Malteser sein.