Die gute Zusammenarbeit war der Schlüssel zum Erfolg, davon bin ich überzeugt. Insbesondere möchte ich hier auch nochmal den Einsatz aller am Support Beteiligten hervorheben.
Vivendi in die Wohlfahrt.Cloud
72 Stunden für den Live-Gang
Kurzer Steckbrief: Caritas München
Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising wurde 1922 gegründet und ist ein Verband der freien Wohlfahrtspflege. Er ist Spitzenverband mit elf Fachverbänden und zahlreichen Mitgliedern. Gleichzeitig ist er Trägerverband für über 360 eigene Einrichtungen und Dienste. Der Verband hat mittlerweile über 10.000 Mitarbeitende und ist damit der größte Wohlfahrtsverband in Oberbayern.
Die Ausgangslage
Cyberkriminelle griffen in der Nacht auf den 10. September 2022 den Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. an. Die SoCura richtete in der Folge einen Notbetrieb ein. Connext übernahm dabei das komplette Hosting von Vivendi, beginnend bei der ambulanten und stationären Pflege, über die KITAS und die Inklusions- und Teilhabeeinrichtungen bis zu den Beratungsdiensten. Im Verlaufe des Jahres 2023 wurde ein Wechsel des Hostings von Connext zur SoCura angestrebt. Um das zu ermöglichen, mussten zunächst circa 3.000 Anwender*innen in die Wohlfahrt.Cloud der SoCura überführt werden und entsprechende Software-Komponenten auf Seiten der SoCura aufgebaut werden. Die größte Herausforderung war der eigentliche Live-Gang, der innerhalb von 72 Stunden erfolgen musste.
Im Interview sprechen wir mit Artur Rueb, dem Projektleiter und Jan Füllenbach, dem Teamkoordinator des Application Management bei der SoCura. Außerdem sprechen wir mit Manuela Bardl, der Fachverantwortlichen der Software Vivendi auf Seiten der Caritas München, und Sina Paulitz, die das Projekt extern unterstützt hat.
72 Stunden für einen Livegang klingt sehr sportlich. Könnt ihr kurz erklären warum eurer Zeitfenster so klein war?
Artur Rueb: Das liegt daran, dass die Geräte, auf denen Vivendi läuft, die Daten nur für 72 Stunden lokal speichern können. Danach wird zwingend ein neuer Datenbankbestand benötigt. Das heißt, entweder wir schaffen die Migration innerhalb von 72 Stunden oder wir müssen das Vorhaben abbrechen und verschieben. Das hat bei allen Beteiligten für Nervosität gesorgt, aber am Ende dazu geführt, dass wir uns gemeinsam minutiös vorbereitet haben.
Manuela Bardl: Zudem haben wir das Zeitfenster bewusst auf ein Wochenende gelegt, um die Ausfallzeiten möglichst gering zu halten. Man darf nicht vergessen, Vivendi ist für uns eine geschäftskritische Software, mit der wir die Leistungsabrechnung und Dokumentation von rund 80.000 Klienten gewährleisten. Es war uns wichtig, dass alle Beteiligten diese Verantwortung und Herausforderung verstanden haben.
Könnt ihr eure Vorbereitung etwas genauer beschreiben?
Manuela Bardl: Das Projekt war sehr komplex, deshalb mussten alle Beteiligten sich eng miteinander abstimmen, um die technischen und fachlichen Anforderungen zu erfüllen. Wir haben gleich zu Beginn gemerkt, dass die stetige Kommunikation im Projekt das Mittel zum Erfolg sein wird.
Artur Rueb: Insgesamt haben wir uns circa sechs Monate mit dem Projekt beschäftigt. Auf der einen Seite mussten wir einen technischen Wechsel realisieren und auf der anderen die betroffenen Anwender*innen kommunikativ begleiten. Beides musste perfekt aufeinander abgestimmt werden, um einen möglichst reibungslosen Verlauf zu gewährleisten.
Wie kann ich mir die technische Migration vorstellen? Was genau musstet ihr hierfür unternehmen?
Artur Rueb: Zunächst einmal mussten wir allen 3.000 Anwender*innen einen Wohlfahrt.Cloud-Zugang zur Verfügung stellen. Da dies eine größere Umstellung bedeutete, waren wir darauf vorbereitet, dass es eine Vielzahl von Fragen geben wird. Wir entschieden uns daher täglich nur jeweils 60-100 Konten umzustellen, um die Support-Ressourcen auf beiden Seiten nicht zu überlasten.
Jan Füllenbach: Gleichzeitig haben wir die eigentliche Migration vorbereitet und dafür neun virtuelle Maschinen aufgesetzt und sechs Webseiten für die mobile Nutzung eingerichtet. Das eigentliche Übertragen der Daten haben wir eng überwacht und dabei sichergestellt, dass die Daten sowohl viren- als auch fehlerfrei waren. In Zusammenarbeit mit dem Hersteller und den Kolleg*innen der Anwendungsbetreuung Vivendi aus München konnten wir kleinere Schwierigkeiten zeitnah aus dem Weg räumen, sodass wir innerhalb der 72 Stunden die Systeme live schalten konnten.
Sina, du hattest insbesondere Kommunikation an die Anwender*innen im Fokus. Was genau war die Herausforderung dabei?
Sina Paulitz: Die besondere Herausforderung bestand darin, die Menschen zu motivieren, sich vorab in der Wohlfahrt.Cloud zu registrieren. Hierfür haben wir viel getan: Wir haben Anleitungen und ein Video zur Verfügung gestellt, immer wieder E-Mails zur Erinnerung geschickt und zweimal täglich Sprechstunden angeboten. Um den Erfolg unserer Maßnahmen zu messen, haben wir immer wieder Anmeldezahlen kontrolliert. Am Ende kann man sagen, der Aufwand hat sich gelohnt. Wir haben es geschafft unsere Mitarbeitenden gut zu begleiten und ihnen alle Ängste zu nehmen. Auch konnten wir hierdurch den Service Desk der SoCura entlasten.
Klingt nach einer sehr guten Vorbereitung. Frau Bardl, wie sieht Ihr Fazit aus?
Manuela Bardl: Positiv! Alle, die an dem Projekt beteiligt waren, haben sich größtmögliche Mühe gegeben. Die gute Zusammenarbeit war der Schlüssel zum Erfolg, davon bin ich überzeugt. Insbesondere möchte ich hier auch nochmal den Einsatz aller am Support Beteiligten hervorheben. Wir haben viele Anforderungen platziert und den Kolleg*innen einiges abgefordert. Die hohe Einsatzbereitschaft hat sich letztendlich ausgezahlt.