Wie man ein Zeltlager in Microsoft Teams organisiert
Fakten
- Was? Digitale Organisation und gemeinsame Vorbereitung des Malteser Zeltlagers "Wilde Wiese"
- Wo? Zeltplatz nahe Kassel
- Wer? 90 Ehrenamtliche Helferinnen und Helfer und 700 Teilnehmende
- Wann? Eine Woche im Sommer 2019
- Wie? Microsoft Teams
Wilde Wiese ist, was du draus machst. Träum dir dein Lager!
Unter diesem Motto findet im Sommer 2019 das Bundesjugendlager der Malteser Jugend in Immenhausen statt. Für die Teilnehmenden soll es eine unvergessliche Woche mit Festen, Spielen und Musik werden. Die Wilde Wiese ist ein großes deutschlandweites Projekt mit bis zu 700 erwarteten Teilnehmenden. Die Anforderungen an die Organisation sind vergleichbar mit dem Event selbst: Sie soll vielseitig, unkompliziert und flexibel sein. Vorbei sind die Zeiten, in denen zur Projektabstimmung E-Mail-Konversationen mit unendlichen Nachrichtenverläufen und Dateianhängen in unterschiedlichen Versionen geführt werden – Microsoft Teams bietet dem Orga-Team eine Plattform für dynamische Zusammenarbeit.
Maren von Contzen, Jugendreferentin im Malteser Bundesjugendreferat, erklärt den
Organisationsbedarf des Zeltlagers:
„Insgesamt gibt es 90 ehrenamtliche Helferinnen und Helfer für die Veranstaltung, die sich in Gruppen strukturieren, beispielsweise Arztpraxis, Fundraising, Rahmenprogramm oder Verpflegung. Jede Gruppe benötigt bestimmtes Material oder Infos von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern, um Aktionen und Maßnahmen zu planen oder den Platzbedarf zu bestimmen.“
Im Team „Wilde Wiese“ gibt es, neben einem allgemeinen Kanal für alle Helfenden, für jede dieser Gruppen einen eigenen Kanal zur Abstimmung. Lesen Sie hier einige Anwendungsbeispiele:
Beim Zeltlager sind die einzelnen Teilnehmergruppen bis auf den Abschlussabend selbst für ihre Mahlzeiten verantwortlich. Die Kochutensilien müssen sie eigenständig mitbringen. Die Gruppe „Verpflegung“ überlegt in ihrem Kanal, was alles gebraucht wird. Schnell kommen im Chat viele Ideen zusammen: Der erste Helfer schreibt: „Töpfe und Pfannen“, der zweite „Teller, Besteck und Suppenkellen“. Einer dritten fällt daraufhin ein: „Die Gruppen sollten auch Grill-Utensilien mitbringen!“
Die Teamleitungen arbeiten im Kanal „Öffentlichkeitsarbeit“ gemeinsam an offiziellen Texten, Formularen und Social-Media-Beiträgen. Im Word-Dokument „Ausschreibung“ verfassen die Mitglieder den offiziellen Beileger für die Anmeldeformulare. Das Praktische: In Microsoft Teams können die Beteiligten gemeinsam an einem Dokument arbeiten. So sind alle immer auf dem aktuellen Stand. Es ist sogar möglich, zeitgleich ein Dokument zu bearbeiten. Diese Lösung hat vor allem bei mehreren Beteiligten den entscheidenden Vorteil, dass man sich widersprechende Dateiversionen per E-Mail vermeidet.
Für die Beschaffung aller Materialien gibt es eine gemeinsame Excel-Liste, die auf oberster Ebene für alle Mitglieder sichtbar ist. Kanal-intern diskutieren die einzelnen Gruppen zunächst, was sie benötigen. Hat sich eine Gruppe, beispielsweise „Platzorganisation“, in ihrem Kanal auf die Anzahl der benötigten Materialien festgelegt, trägt die Teamleitung die Angaben zur Bestellung in die Excel-Liste ein. Schnell kommen große Mengen zusammen: Es werden voraussichtlich 400 Rollen Klopapier für die Wilde Wiese bestellt!
Die Anwendungsfälle zeigen: Bei Projekten, in denen sich die Beteiligten viel abstimmen müssen, erleichtert Microsoft Teams die Kommunikation. Zusätzlich sind Office-365-Tools wie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten so nahtlos in die Teams-Benutzeroberfläche integriert, dass man ohne weitere Anmeldung oder neue Browserfenster komfortabel die gewünschte Funktion nutzen kann.
„Für Ehrenamtler müssen Tools einfach, niederschwellig und intuitiv sein“, erklärt Maren von Contzen.
„Außerdem spielt das mobile Arbeiten eine große Rolle: Helfende wollen sich meist nicht zuhause an denComputer setzen, sondern lieber schnell von unterwegs den Abstimmungsbedarf klären. Microsoft Teams erfüllt all diese Bedürfnisse."
Passendes Tool für Gruppen, Gremien und Orga-Teams im Ehrenamt
Das Beispiel der Wilden Wiese zeigt: Microsoft Teams kann die ehrenamtliche Zusammenarbeit
erleichtern. Andere Orga-Teams für Veranstaltungen, aber auch zeitlich unbegrenzte Gruppen und Gremien der Malteser Jugend haben die Vorteile erkannt und organisieren sich mit dem Tool. Anfangs brauchte es allerdings viel Werbung, um die Ehrenamtler von der Anwendung zu überzeugen. Maren von Contzen erinnert sich:
„Bis vor drei Jahren haben wir noch in SharePoint gearbeitet.
Dort passte der Funktionsumfang aber nicht ganz zu unseren Bedürfnissen. Als Teams rauskam und auch noch die Chatfunktion mitbrachte, waren wir vom Bundesjugendreferat direkt begeistert! Wir mussten aber auch viel Überzeugungsarbeit leisten: Wir haben auf Tagungen, Schulungen und weiteren Veranstaltungen die neueAnwendung beworben. Neue Ehrenamtler holen wir direkt bei der Einarbeitung ab, indem wir zusätzlich zu den grundlegenden IT-Themen eine kleine Teams-Einführung geben. Die Arbeit hat sich gelohnt, denn heute arbeitet der Großteil mit Microsoft Teams.“
Tipps und Tricks für Neueinsteiger
Bei der Organisation eines Zeltlagers für 800 Teilnehmer muss einiges beachtet werden. Aber auch bei der Erstellung anderer Teams helfen diese Praxistipps weiter:
- Seien Sie noch flexibler mit der mobilen Microsoft-Teams-App
- Löschen Sie alte Teams, um den Überblick zu behalten
- Speichern Sie final abgestimmteDokumente als PDF und legen Sie eine Sicherung auf Ihr Firmen Laufwerk ab
- Stellen Sie beim Erstellen eines Teams die Zugriffseinstellung auf „privat“, um Ihre Inhalte zu schützen
- Personenbezogene Daten sollten nicht in Microsoft Teams gespeichert werden
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