Outlook Web App: Outlook für die Hosentasche
Microsoft Outlook ist das Flaggschiff unter den dienstlichen E-Mail Programmen. Zusatzfunktionen wie Kalender, Aufgaben, Termine und Kontakte erleichtern die Arbeit. Organisationen aus Wohlfahrt und Kirche können sich aber meist nicht für jeden Ehrenamtler die Programmlizenz leisten. Hierfür bietet Microsoft die browserbasierte Outlook Web App, oder kurz OWA. Der Dienst ist günstig, läuft auf allen Geräten mit Internetverbindung und ist in weiten Teilen ähnlich zur lokalen Outlook-Version. Unser Experte fürs Ehrenamt Sven Dinglinger stellt die Funktionen von OWA anhand von Praxisbeispielen vor.
Michaela Schmitt ist für zwei Gliederungen als ehrenamtliche Helferin auf Veranstaltungen aktiv. Sie organisiert ihre E-Mails, indem sie in OWA zwei Ordner erstellt: Köln und Bonn. Mit Hilfe der Posteingangsregeln sortiert die App eingehende E-Mails automatisch in die richtigen Ordner ein. So findet sie auch unterwegs, wenn es mal schnell gehen muss, direkt die richtige Nachricht.
Im Gruppenpostfach ihres Helferteams befindet sich eine Nachricht: Die Nachbargliederung sucht für das kommende Stadtfest noch Freiwillige. Auch bei OWA können Nutzer auf ihre Gruppenpostfächer zugreifen. Frau Schmitt kann also direkt zusagen und die Nachbargliederung freut sich über ihre schnelle Antwort.
Letztens hat ein Kollege ihr einen Tipp gegeben: Er war im Urlaub und hatte vergessen, seine automatischen Abwesenheitsnachrichten zu aktivieren. Das hat er dann von der Strandliege aus nachgeholt, denn OWA läuft auf jedem Gerät mit Internetverbindung.
Frau Schmitt will einen Gruppentermin zur Einsatz-Vorbesprechung erstellen. Wann haben die anderen Zeit? Sie öffnet die Kalender ihrer Kollegen und sieht deren Verfügbarkeiten. Praktisch, denn so muss sie nicht jeden Einzelnen fragen. Am Tag vor dem Termin überprüft sie im Kalender die Rückmeldungen: Vier haben zugesagt, ein Teilnehmer kommt 10 Minuten später, ein anderer ist verhindert. Mit der Kalenderfunktion hat Frau Schmitt viel Zeit gespart!
Wie hieß nochmal der Personalsachbearbeiter aus Bonn? Frau Schmitt erinnert sich an den Nachnamen Oster. Sie tippt ihn im Personen-Suchfeld ein und erhält einen Treffer: Sebastian Oster. Da OWA mit dem globalen Adressbuch ihrer Organisation verbunden ist, kann sie bequem Kontakte suchen und Infos einsehen. Ihre Ehrenamtsbeauftragte hat sogar ein Foto hochgeladen und neben ihrer E-Mail-Adresse noch weitere Daten hinterlegt: Handynummer, Faxnummer, Adresse, Position, Abteilung…
Bis übernächsten Dienstag muss der Einsatzplan für die Sportveranstaltung stehen! Deswegen müssen alle Helfer ihre Verfügbarkeiten schicken. Der Gruppenleite weist allen Team-Mitgliedern Aufgaben zu. Statusmeldungen informieren alle über den aktuellen Rückmeldestand. Durch die Erinnerungsfunktion werden die beiden letzten Mitglieder, die noch keine Rückmeldung gegeben hatten, einen Tag vor Ablauf der Frist benachrichtigt. Tipp: Die kostenlose App Microsoft To-Do greift auf in OWA erstellte Aufgaben zu und bietet bessere Funktionen zum Planen und Organisieren.
Auch ohne Internet einsetzbar: Frau Schmitt nutzt die freie Zeitwährend einer Zugfahrt, um ihre zuvor empfangenen E-Mails im Offline-Modus zu bearbeiten. Da OWA geräteunabhängig ist, kann sie ganz einfach mit einem Smartphone oder Tablet darauf zugreifen. Jetzt kann sie in Ruhe die Frage ihrer Kollegin zum bevorstehenden Einsatz auf einem Volksfest beantworten. Sobald sie wieder online ist, wird die E-Mail automatisch versendet.
Fazit
An den Beispielen sehen Sie: Für die Anforderungen im Ehrenamt ist OWA eine kostengünstige und umfassende Lösung. Gerade vor Ort, wenn die Zeit knapp ist, können Helfende unkompliziert auf ihre E-Mails zugreifen. Anwender können nützliche Funktionen wie Posteingangsregel, Zugriff auf Gruppenpostfächer, Kalender oder die Offline-Nutzung kombinieren, um dynamisch und effektiv zu arbeiten.Ich habe für den schnellen Zugriff den Link zu OWA auf meinem Smartphone als Icon abgelegt. In der Vollbildansicht vergesse ich schnell, dass gerade kein installiertes Programm, sondern eine Browser-App zum Einsatz kommt. Ich vermisse nichts aus dem normalen Outlook!
Für die Malteser stellen wir eine Supportplattform auf Wiki-Basis mit Anleitungsartikeln zu IT-Themen bereit. Hier gelangen Sie zu unseren OWA-Artikeln:
Sven Dinglinger ist seit Oktober 2016 IT Business Partner für das Ehrenamt bei der SoCura. Er ist seit über 20 Jahren als Ehrenamtler aktiv, unter anderem als Leiter Einsatzdienste, Jugendgruppenleiter und stellvertretender Bundesjugendsprecher bei den Maltesern.
Zudem übernahm erweitere ehrenamtlicheTätigkeiten bei der Feuerwehr und der Arbeitsgemeinschaft der sieben helfenden Jugendverbände. Seine Branchenkenntnis setzt der Diplom-Informatiker bei der SoCura für die Konzeption, Implementierung und Betreuung von IT-Services ein. Er ist als Ansprechpartner für Technik und Funktionalität an der Entwicklung von ARNO beteiligt, der Software zur Ressourcenverwaltung für Non-Profit-Organisationen. Darüber hinaus betreut und berät er Kunden aus ehrenamtlichen Strukturen bei der effektiven Nutzung von Office-365-Diensten.
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